I. QUY TRÌNH TIẾP NHẬN
1. Người yêu cầu công chứng nộp hồ sơ tại các bàn làm việc của các Công chứng viên.
2. Công chứng viên kiểm tra hồ sơ cho khách, nếu hồ sơ còn thiếu Công chứng viên hướng dẫn cho khách bổ sung các giấy tờ còn thiếu; nếu hồ sơ đã đầy đủ, phù hợp quy định của pháp luật, Công chứng viên thụ lý và thực hiện công chứng, chứng thực theo đúng trình tự.
3. Công chứng viên, cán bộ nghiệp vụ sẽ hướng dẫn khách đọc, kiểm tra nội dung văn bản, hợp đồng, photo hồ sơ lưu…
4. Nếu khách hàng đồng ý toàn bộ nội dung văn bản, hợp đồng: Công chứng viên sẽ kiểm tra năng lực hành vi dân sự của khách; giải thích quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng cho các bên tham gia giao dịch và hướng dẫn khách ký tên vào hợp đồng, văn bản.
5. Sau khi khách hàng đã ký tên, Công chứng viên kiểm tra lại, ký tên và chuyển quầy thu ngân để thu phí công chứng, đóng dấu và trả hồ sơ cho khách.
II. THỜI GIAN GIẢI QUYẾT HỒ SƠ
– Đối với hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho nhà, đất… giải quyết không quá 02 (hai) ngày làm việc, trường hợp khách hàng có yêu cầu công chứng trong ngày thì có thể đề nghị trực tiếp với Công chứng viên để được giải quyết.
– Đối với hồ sơ thế chấp, cầm cố, cho thuê, ủy quyền, vay tiền, di chúc, từ chối di sản…, hồ sơ yêu cầu chứng thực bản sao, chữ ký được giải quyết ngay trong ngày làm việc.
– Đối với hồ sơ khai nhận di sản, phân chia di sản thừa kế sẽ được thực hiện niêm yết 15 (mười lăm) ngày trước khi ký văn bản.
