- THÀNH PHẦN HỒ SƠ
| TT | Tên hồ sơ | Số lượng | Ghi chú |
| 01 | Phiếu yêu cầu công chứng | 01 | Bản chính |
| 02 | Văn bản, giấy tờ cần công chứng bản dịch (số lượng tùy theo nhu cầu của người yêu cầu công chứng) | 01 | Bản sao |
2. NƠI TIẾP NHẬN, TRẢ KẾT QUẢ, THỜI GIAN VÀ PHÍ VÀ THÙ LAO CÔNG CHỨNG
| Nơi tiếp nhận và trả kết quả | Thời gian xử lý | Phí và thù lao công chứng |
| Tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng) | Không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. | – Phí công chứng: 10.000 đồng/ trang với bản dịch thứ nhất. Trường hợp người yêu cầu công chứng cần nhiều bản dịch thì từ bản dịch thứ hai trở lên thu 5.000 đồng/trang đối với trang thứ nhất, trang thứ hai; từ trang thứ ba trở lên thu 3.000 đồng/trang nhưng mức thu tối đa không quá 200.000 đồng/bản. – Thù lao công chứng: Do tổ chức hành nghề công chứng xác định không vượt quá mức trần thù lao công chứng được Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh quy định tại Quyết định số 08/2016/QĐ-UBND ngày 21/3/2016. – Chi phí khác: Do sự thỏa thuận giữa người yêu cầu công chứng và tổ chức hành nghề công chứng. |
3. TRÌNH TỰ XỬ LÝ CÔNG VIỆC
| Bước công việc | Nội dungcông việc | Trách nhiệm | Thời gian | Biểu mẫu/ Kết quả | Diễn giải |
| B1 | Nộp hồ sơ | Tổ chức, cá nhân (người yêu cầu công chứng) | Giờ hành chính | Theo mục 1 | Thành phần hồ sơ theo mục 1 |
| B2 | Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ | Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hoặc Công chứng viên | 02 giờ làm việc | BM 01 BM 02 BM 03 | Trường hợp việc tiếp nhận thông qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ thì bộ phận tiếp nhận chuyển hồ sơ cho Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng; Trường hợp Công chứng viên trực tiếp nhận thì thực hiện kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng: + Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến công chứng bản dịch; giải thích quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng: + Nếu hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng; lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả theo BM 01. + Nếu hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ: Công chứng viên lập phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo BM 02. + Nếu hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: Công chứng viên lập Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ theo BM 03. |
| B3 | Giao cho người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức mình thực hiện dịch | Người phiên dịch là công tác viên của tổ chức hành nghề công chứng | 08 giờ làm việc | Dự thảo Bản dịch | Tổ chức hành nghề công chứng chuyển giao cho người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng mình thực hiện việc dịch. |
| B4 | Ký bản dịch và ký chứng nhận bản dịch | Người phiên dịch, công chứng viên | 04 giờ làm việc | Dự thảo Bản dịch | Người phiên dịch phải ký vào từng trang của bản dịch trước khi công chứng viên ghi lời chứng và ký vào từng trang của bản dịch. Trong trường hợp cộng tác viên phiên dịch đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng mà mình làm cộng tác viên thì có thể ký trước vào bản dịch; công chứng viên phải đối chiếu chữ ký của cộng tác viên phiên dịch với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng. |
| B5 | Trả kết quả | Bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng | 02 giờ làm việc | Bản dịch | Bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng hoàn tất việc thu phí, thù lao công chứng và chi phí khác theo quy định, đóng dấu và trả kết quả cho người yêu cầu công chứng. |
4. BIỂU MẪU
Các Biểu mẫu sử dụng tại các bước công việc.
| TT | Mã hiệu | Tên Biểu mẫu |
| BM 01 | Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả | |
| BM 02 | Mẫu Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ | |
| BM 03 | Mẫu phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ |
- HỒ SƠ CẦN LƯU
| TT | Mã hiệu | Tên hồ sơ |
| 1. | BM 01 | Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả |
| 2. | BM 02 | Mẫu Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ |
| 3. | BM 03 | Mẫu phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ |
| 4 | // | Phiếu yêu cầu công chứng |
| 5. | // | Bản dịch |
| 6. | // | Các hồ sơ khác (nếu có) theo quy định pháp luật hiện hành |
6. CƠ SỞ PHÁP LÝ
– Bộ luật Dân sự ngày 24 tháng 11 năm 2015 (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2017);
– Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014 (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2015);
– Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 03 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 05 năm 2015);
– Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15 tháng 06 năm 2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 08 năm 2015);
– Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động Văn phòng Công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2017);
– Quyết định số 08/2016/QĐ-UBND ngày 21 tháng 3 năm 2016 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh quy định mức trần thù lao công chứng trên địa bàn Thành phố (có hiệu lực kể từ ngày 31 tháng 03 năm 2016).
– Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23 tháng 11 năm 2018 của Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính (có hiệu lực kể từ ngày 06 tháng 01 năm 2019).
