Để đảm bảo giải quyết nhanh và đúng pháp luật đối với các yêu cầu công chứng của người dân, Phòng Công chứng yêu cầu quý khách và cán bộ nhân viên cơ quan thực hiện một số quy định như sau :
I. ĐỐI VỚI QUÝ KHÁCH ĐẾN YÊU CẦU CÔNG CHỨNG
1. Quý khách đến yêu cầu công chứng đều phải có chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu và tất cả các giấy tờ cần thiết khác phù hợp với từng loại yêu cầu công chứng theo hướng dẫn.
2. Nghiêm cấm mang các vật gây cháy nổ, độc hại, các loại vũ khí và hung khí vào cơ quan.
3. Quý khách đến yêu cầu công chứng trong tình trạng có mùi bia, rượu sẽ không được cơ quan tiếp nhận giải quyết.
4. Quý khách cần trình bày đầy đủ, chính xác các yêu cầu cần công chứng, Phòng Công chứng sẽ từ chối tiếp và giải quyết đối với người có hành vi gây gỗ, xỉ nhục, xúc phạm danh dự nhân phẩm của cán bộ nhân viên cơ quan khi làm việc.
5. Đề nghị quý khách nộp hồ sơ theo thứ tự, trong khi chờ giải quyết đề nghị quý khách giữ trật tự, không xả rác, không khạc nhổ xuống sàn nhà.
6. Theo quy định của Chính phủ và UBND Thành phố, đề nghị quý khách không hút thuốc trong phạm vi cơ quan.
7. Phòng Công chứng ưu tiên giải quyết trước cho các đối tượng là người khuyết tật, người già yếu, phụ nữ mang thai.
8. Phòng Công chứng số 2 hoan nghênh quý khách góp ý xây dựng để chúng tôi giải quyết công việc ngày càng tốt hơn, những thư góp ý xin ghi rõ tên, địa chỉ cụ thể để cơ quan gửi thư trả lời và cảm ơn.
II. ĐỐI VỚI CÁN BỘ NHÂN VIÊN CƠ QUAN
1. Thực hiện làm việc đúng giờ quy định :
– Sáng : Từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút
– Chiều : Từ 13 giờ 00 phút đến 17 giờ 00 phút
Giờ tiếp khách :
– Sáng : Từ 07 giờ 45 phút đến 11 giờ 30 phút
– Chiều : Từ 13 giờ 30 phút đến 17 giờ 00 phút
30 phút đầu buổi sáng và 30 phút đầu buổi chiều dành cho CBNV chuẩn bị hồ sơ làm việc.
2. Cán bộ nhân viên Phòng Công chứng đều phải ăn mặc gọn gàng lịch sự, đeo bảng tên hoặc để bảng tên trên bàn làm việc, không được uống rượu bia, hút thuốc trong giờ làm việc.
3. Khi tiếp khách phải có thái độ vui vẻ, nghiêm túc và tận tâm hướng dẫn khách hàng, nếu cần thiết để thuận tiện cho khách hàng, cán bộ hướng dẫn cần ghi rõ các giấy tờ cần bổ sung một lần để khách hàng không phải đi lại nhiều lần.
4. Nghiêm cấm mọi biểu hiện quan liêu, hách dịch, đòi hỏi quà cáp, hối lộ, gây phiền hà cho khách.
5. Thực hành tiết kiệm, bảo vệ tài sản chung của cơ quan. Chấp hành tốt kỷ luật công tác, bảo vệ bí mật hồ sơ tài liệu của cơ quan và khách hàng. Người không có bổn phận không được để tùy tiện xem hồ sơ tài liệu của cơ quan và của khách hàng.
6. Mọi cán bộ nhân viên đều phải quan tâm đến an toàn trật tự của cơ quan, tích cực đề phòng cháy nổ, khi ra về phải kiểm tra và tắt các thiết bị điện: đèn, quạt, máy tính, máy lạnh…
