- THÀNH PHẦN HỒ SƠ
| TT | Tên hồ sơ | Số lượng | Ghi chú |
| 01 | Phiếu yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng | 01 | Bản chính |
| 02 | Giấy tờ tùy thân: * Trường hợp là cá nhân: Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Giấy chứng minh sĩ quan quân đội nhân dân Việt Nam/Hộ chiếu của các bên tham gia giao dịch. * Trường hợp là tổ chức: Giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép thành lập hoặc đăng ký hoạt động;Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu của người đại diện pháp nhân/tổ chức; Văn bản ủy quyền của người đại diện theo pháp luật cho người khác kèm theo chứng minh của người trực tiếp yêu cầu cung cấp bản sao văn bản công chứng. | 01 | Bản sao |
2. NƠI TIẾP NHẬN, TRẢ KẾT QUẢ, THỜI GIAN VÀ PHÍ VÀ THÙ LAO CÔNG CHỨNG
| Nơi tiếp nhận và trả kết quả | Thời gian xử lý | Phí và thù lao công chứng |
| Tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng) | Ngay trong ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ . | – Phí cấp bản sao văn bản công chứng: 5.000 đồng/trang, từ trang thứ ba trở lên thì mỗi trang thu 3.000 đồng nhưng tối đa không quá 100.000 đồng/bản; – Thù lao công chứng: Do tổ chức hành nghề công chứng xác định không vượt quá mức trần thù lao công chứng được Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh quy định tại Quyết định số 08/2016/QĐ-UBND ngày 21/3/2016. – Chi phí khác: Do sự thỏa thuận giữa người yêu cầu công chứng và tổ chức hành nghề công chứng. |
3. TRÌNH TỰ XỬ LÝ CÔNG VIỆC
| Bước công việc | Nội dung công việc | Trách nhiệm | Thời gian | Biểu mẫu/Kết quả | Diễn giải |
| B1 | Nộp hồ sơ | Tổ chức, cá nhân (người yêu cầu công chứng) | Giờ hành chính | Theo mục 1 | Thành phần hồ sơ theo mục 1 |
| B2 | Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ | Trưởng tổ chức hành nghề công chứng | 02 giờ làm việc | BM 02 BM 03 | Trưởng Tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận Phiếu yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng, kèm theo Phiếu yêu cầu phải có giấy chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tuỳ thân khác của người yêu cầu: + Nếu người yêu cầu thuộc đối tượng được cấp bản sao văn bản công chứng, Trưởng Tổ chức hành nghề công chứng chuyển hồ sơ cho bộ phận lưu trữ tiến hành lục và sao chụp bản lưu văn bản công chứng. + Nếu hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ: Trưởng tổ chức hành nghề công chứng lập phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo BM 02. + Nếu hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: Trưởng tổ chức hành nghề công chứng lập Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ theo BM 03. |
| B3 | Ký chứng nhận | Trưởng tổ chức hành nghề công chứng | 01 giờ làm việc | Bản sao văn bản công chứng từ hồ sơ lưu trữ | Công chứng viên ký chứng nhận bản sao và chuyển Bộ phận thu lệ phí. |
| B5 | Trả kết quả | Bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng | 01 giờ làm việc | Bản sao văn bản công chứng từ hồ sơ lưu trữ được ký chứng nhận | Bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng hoàn tất việc thu phí, thù lao công chứng và chi phí khác theo quy định, đóng dấu và trả kết quả cho người yêu cầu công chứng. |
4. BIỂU MẪU
Các Biểu mẫu sử dụng tại các bước công việc.
| TT | Mã hiệu | Tên Biểu mẫu |
| BM 02 | Mẫu Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ | |
| BM 03 | Mẫu phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ | |
| BM 04 | Mẫu Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả |
- HỒ SƠ CẦN LƯU
| TT | Mã hiệu | Tên hồ sơ |
| 1. | BM 02 | Mẫu Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ |
| 2. | BM 03 | Mẫu phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ |
| 3. | BM 04 | Mẫu Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả |
| 4. | // | Phiếu yêu cầu công chứng |
| 5. | // | Bản sao văn bản công chứng từ hồ sơ lưu trữ được ký chứng nhận |
| 6. | // | Các hồ sơ khác (nếu có) theo quy định pháp luật hiện hành |
6. CƠ SỞ PHÁP LÝ
– Bộ luật Dân sự ngày 24 tháng 11 năm 2015 (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2017);
– Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014 (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2015);
– Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 03 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 05 năm 2015);
– Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15 tháng 06 năm 2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 08 năm 2015);
– Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động Văn phòng Công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2017);
– Quyết định số 08/2016/QĐ-UBND ngày 21 tháng 3 năm 2016 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh quy định mức trần thù lao công chứng trên địa bàn Thành phố (có hiệu lực kể từ ngày 31 tháng 03 năm 2016).
– Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23 tháng 11 năm 2018 của Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính (có hiệu lực kể từ ngày 06 tháng 01 năm 2019).
